За 1 півріччя 2013

А Н А Л І Т И Ч Н И Й  З В І Т

  ЩОДО ОБЛІКОВО-СТАТИСТИЧНОЇ РОБОТИ

Солонянського районного суду Дніпропетровської області

 у першому півріччі  2013 року.

На виконання плану роботи суду та завдання територіального управління державної судової адміністрації України в Дніпропетровській області у суді проаналізовано стан ведення обліково-статистичної роботи, вжито ряд організаційних та практичних заходів, спрямованих на покращення статистичної роботи щодо первинного обліку справ та матеріалів, правильності складання статистичних звітів, достовірності показників та своєчасного подання їх до територіального управління Державної судової адміністрації.

Основними завданнями обліково-статистичної роботи суду є : забезпечення достовірності, об’єктивності, оперативності, стабільності та цілісності інформації про роботу суду з розгляду судових справ.

Обліково-статистична робота в Солонянському районному суді ведеться відповідно до діючих нормативно-правових актів, що регулюють питання діловодства та судової статистики.

Діловодство в суді ведеться відповідно до вимог «Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді», затвердженої Наказом Державної судової адміністрації України за №68 від 27.06.2006 із змінами і доповненнями, а також «Інструкцією про порядок передання до архіву  місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду», затвердженої наказом ДСА України за № 168 від 15.12.2011 року.

Заповнення форм статистичної звітності, статистичних карток на осіб та карток обліку сум шкоди, заподіяної злочинами регламентується відповідними Інструкціями, методичними рекомендаціями ДСА України.

Обліково-статистична робота у суді здійснюється за допомогою автоматизованої системи документообігу Д-3, яка забезпечує реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції, етапів її руху, автоматизований розподіл справ між суддями, надання фізичним та юридичним особам- учасникам справ інформації по справі, централізоване зберігання текстів судових рішень та інших процесуальних документів, підготовку статистичних даних, видачу судових рішень на підставі  наявних у системі даних.

Відповідно до вимог Положення про автоматизовану систему документообігу та з метою належного функціонування автоматичної системи наказами керівника апарату суду визначено функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до системи. З метою забезпечення коректної роботи  комп’ютерної програми документообігу у суді проведено збори суддів щодо визначення спеціалізації.

Реєстрація справ та матеріалів, які надходять до суду, та відображення результатів їх розгляду здійснюється працівниками апарату суду автоматизовано з внесенням необхідних даних у комп’ютерну програму Д-3.

  Реєстраційні журнали та обліково-статистичні картки  виготовляються електронним способом із застосуванням  реєстраційних даних документів, що зберігаються у комп’ютерній програмі.

Обліково-статистичні картки у справах, де провадження закінчено, роздруковуються наприкінці календарного року та передаються до архіву суду відповідно до вимог Інструкції з діловодства.

Діяльність суду з організації обліково-статистичної роботи проводиться згідно плану роботи на рік, який складається з урахуванням її стану в суді.  Зазначені у плані роботи завдання виконуються у встановлені строки.

Якість та достовірність статистичних звітів залежить як від роботи осіб, відповідальних за складання звітів, так і від роботи суддів та працівників апарату суду в цілому, в зв’язку з чим у суді  систематично проводиться перевірка роботи працівників апарату суду, а саме: секретарів судового засідання по дотриманню строків здачі справ до канцелярії та ведення журналів розгляду судових справ та матеріалів суддею;  помічників суддів щодо заповнення карток на особу, карток обліку сум шкоди; перевірка стану звернення до виконання вироків суду; перевірка дотримання строків  направлення справ до апеляційної інстанції, внесення повної та достовірної інформації у програму Д-3, тощо.

За результатами проведених перевірок встановлено, що  реєстрація справ та матеріалів, які надходять до суду, заповнення результатів їх розгляду у комп’ютерній програмі документообігу здійснюється відповідальними особами в цілому з додержанням вимог Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді.

Виявлені недоліки фіксуються у актах перевірок, які розглядаються на оперативних нарадах з суддями та працівниками апарату суду, де обговорюються виявлені недоліки та звертається увага працівників суду на недопустимість порушення виконавчої дисципліни, вживаються заходи щодо вдосконалення роботи суду.

 Належним чином у суді ведеться робота з реєстрації та обліку звернень  громадян.

Обліково-статистична робота у суді протягом першого півріччя 2013 року проводилася на підставі даних, внесених до комп’ютерної програми «Д-3», до якої вносяться корективи, оновлення з метою покращення її роботи.

  Завдяки оновленням у комп’ютерній програмі Д-3 більшість форм статистичної звітності розраховано в автоматичному режимі. Показники у таких формах перевірені працівниками канцелярії, відповідальними за складання відповідних форм звітності.

Головною проблемою при складанні річних звітів є уповільнена робота комп’ютерної програми, оскільки основна частина наявної комп’ютерної техніки у суді підпадає під категорію застарілої та не підлягає ремонту, потребує додаткового часу для обробки  інформації, що уповільнює роботу суду, тоді, як нові комп’ютерні програми, що застосовуються в суді, потребують техніки з більш високими параметрами. Запровадження нового програмного забезпечення в суді потребує встановлення сучасних  персональних комп’ютерів. 

 Однак, незважаючи на всі труднощі в роботі з КП «Д-3»,  уповільнений режим роботи, статистичні звіти розраховуються та надаються судом до ТУ ДСА України в Дніпропетровській області своєчасно, згідно затвердженого графіка.

  Для належної організації обліково-статистичної роботи у суді протягом першого півріччя 2013 року керівником апарату суду з працівниками апарату суду, відповідальними за ведення обліково-статистичних карток, проводилися заняття, на яких обговорювалися проблемні питання, що виникають у роботі, надавалися методичні роз’яснення з спірних питань, вивчалися інструкції щодо заповнення форм статистичних звітів.

Працівники апарату суду відвідують заплановані ТУ ДСА в Дніпропетровській області семінари, що дає змогу вдосконалювати знання організації діловодства та обліково-статистичної роботи.

З 13 по 17 травня 2013 року старший секретар суду прийняла участь у навчанні спеціалістів з судової статистики у Регіональному відділенні Національної школи суддів України .

Слід зазначити, що труднощі, які мають місце в суді, як і раніше, обумовлені недостатнім матеріально-технічним забезпеченням, зокрема, забезпеченням працівників апарату суду комп’ютерною технікою належного рівня.

На належну підготовку та складання звітів також безперечно впливає стаж роботи та освіта працівників, що займаються обліково-статистичною роботою в суді. Більшість з них мають  незначний стаж роботи на даній посаді, а відсутність стабільних кадрів та відповідного досвіду роботи значно впливають на оперативність складання статистичних звітів та роботи апарату суду в цілому.

Не втрачає своєї актуальності необхідність збільшення штатних одиниць  працівників апарату суду, особливо працівників канцелярії суду, які виконують значний обсяг роботи по реєстрації, первинному обліку та зверненню до виконання судових рішень.

Пропозиції і рекомендації

З огляду на викладене та з метою вдосконалення організації обліково-статистичної, аналітичної  роботи, поліпшення якості підготовки звітів необхідно у подальшому:

1.      Посилити контроль за веденням обліково-статистичної роботи суду, приділяючи особливу увагу первинній реєстрації та обліку судових справ та матеріалів, що надійшли до суду.

2.      Систематично проводити перевірки  на предмет відповідності даних обліково-статистичнох карток матеріалам справи. Аналізувати виявлені помилки, розбіжності та недоліки.

3.      Проводити додаткові навчання з працівниками апарату суду щодо ведення діловодства в суді, приділяючи особливу увагу первинній реєстрації та обліку судових справ і матеріалів, які надійшли до суду, заповненню документів первинного обліку.

           5. Працівникам, які відповідають за ведення обліково-статистичної роботи у суді, слідкувати за змінами у чинному законодавстві, підтримувати у контрольному стані усі інструкції та методичні рекомендації, на підставі яких здійснюється обліково-статистична робота.  

6. Брати   участь  в  семінарах,  які  проводяться Територіальним управлінням Державної    судової адміністрації України у Дніпропетровській  області з питань обліково-статистичної роботи, діловодства суду.